Hausgeld und Rücklagen: So lesen und verstehen Sie die Abrechnung richtig

Die Jahresabrechnung liegt auf dem Tisch, die Eigentümerversammlung steht an – und als Verwaltungsbeirat sind Sie in der Verantwortung. Doch was genau muss geprüft werden? Wie lassen sich Fehler erkennen? Und worauf kommt es bei Rücklagen wirklich an?

In diesem Beitrag geben wir Verwaltungsbeiräten einen fundierten Leitfaden an die Hand, um Abrechnungen souverän zu prüfen und gegenüber der Eigentümergemeinschaft kompetent aufzutreten.

📘 Was gehört in eine Jahresabrechnung?

Eine ordentliche Jahresabrechnung besteht in der Regel aus mehreren Teilen:

  • Gesamtabrechnung der Gemeinschaft

  • Einzelabrechnungen je Einheit

  • Entwicklung der Instandhaltungsrücklage

  • Erläuterungen zu Abweichungen vom Wirtschaftsplan

Wichtig zu wissen: Die Abrechnung muss sich immer auf das Kalenderjahr beziehen, unabhängig vom Wirtschaftsjahr der WEG. Außerdem dürfen nur tatsächlich geflossene Zahlungen aufgeführt werden – nicht bloß geplante Ausgaben oder Rückstellungen.

❌ Häufige Fehler, auf die Sie achten sollten

Auch bei routinierten Verwaltungen schleichen sich Fehler ein. Diese Punkte sollten Sie immer prüfen:

Fehlerquelle Beschreibung
Falsche Umlageschlüssel Wird nach MEA (Miteigentumsanteilen), Personenanzahl oder Verbrauch abgerechnet – und stimmt das mit der Teilungserklärung überein?
Nicht erklärte Abweichungen Wenn Kosten deutlich vom Wirtschaftsplan abweichen, muss eine Begründung vorliegen.
Fehlende Belege Jeder Betrag muss anhand eines Originalbelegs nachvollziehbar sein.
Falsche Rücklagenbuchung Rücklagen dürfen nicht „verrechnet“ oder zur Deckung laufender Kosten genutzt werden.
Nicht abgegrenzte Kosten Abrechnungsgrenze ist der 31.12. – alles darüber hinaus gehört ins Folgejahr.

✅ So prüfen Sie als Beirat systematisch

Verwaltungsbeiräte haben das Recht (und die Pflicht), die Abrechnung zu prüfen – im Sinne aller Eigentümer. So gehen Sie dabei am besten vor:

🗂️ Schritt-für-Schritt:

Gesamt- und Einzelabrechnungen vergleichen: Stimmen Summen und Verteilung?

Umlageschlüssel prüfen: Passen sie zur Teilungserklärung?

Belege einsehen: Mindestens stichprobenartig.

Abweichungen nachvollziehen: Gibt es ungewöhnliche Ausgaben? Wo wurde mehr ausgegeben als geplant?

Rücklagenentwicklung kontrollieren: Ein- und Auszahlungen prüfen, besonders bei Instandsetzungen.

💰 Rücklagen: Wie viel ist genug?

Die Instandhaltungsrücklage ist kein „Sparschwein“ – sie dient der Werterhaltung der Immobilie. Doch wie hoch sollte sie sein?

Orientierungshilfe (nicht gesetzlich verbindlich):

Gebäudetyp Empfehlung pro m² Wohnfläche/Jahr
Neubau 7–9 €
Bestand 10–15 €
Altbau (unsaniert) 15–20 € oder mehr

Zu niedrige Rücklagen führen bei Instandhaltungen schnell zu Sonderumlagen, was zu Konflikten in der Gemeinschaft führen kann.

🧠 In der Versammlung souverän auftreten

Als Verwaltungsbeirat werden Sie häufig direkt angesprochen – mit Fragen wie:

  • „Warum sind die Heizkosten so gestiegen?“

  • „Was passiert mit den Rücklagen?“

  • „Stimmt das alles überhaupt so?“

Mit einem grundlegenden Verständnis für Aufbau und Logik der Abrechnung können Sie sachlich, ruhig und kompetent antworten – und so das Vertrauen der Gemeinschaft stärken.

🟡 Fazit: Zahlen verstehen heißt Verantwortung übernehmen

Eine Abrechnung ist kein Hexenwerk – aber sie verdient Ihre Aufmerksamkeit. Als Beirat leisten Sie mit einer sorgfältigen Prüfung einen wichtigen Beitrag zur Transparenz, Fairness und Stabilität in der Eigentümergemeinschaft.

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