Checkliste: Worauf Beiräte bei der Jahresabrechnung achten sollten
Als Beirat übernehmen Sie in der WEG eine wichtige Kontrollfunktion – insbesondere bei der Prüfung der Jahresabrechnung und des Wirtschaftsplans. Diese Unterlagen bilden die finanzielle Grundlage der Gemeinschaft und sind nicht nur für Transparenz, sondern auch für das Vertrauen der Eigentümer essenziell.
In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen kompakt, worauf Sie bei der Prüfung achten sollten, welche Unterlagen Ihnen zur Verfügung stehen müssen – und was Sie tun können, wenn etwas unklar ist.
📄 Was gehört zur Jahresabrechnung?
Die Verwaltung ist gesetzlich verpflichtet, eine ordnungsgemäße Abrechnung vorzulegen (§ 28 WEG). Diese besteht in der Regel aus:
| Bestandteil | Bedeutung |
|---|---|
| Gesamtabrechnung | Überblick über alle Einnahmen & Ausgaben der WEG |
| Einzelabrechnung | Verteilung der Kosten auf die einzelnen Eigentümer |
| Vermögensübersicht | Kontostand der Instandhaltungsrücklage & Rücklagenentwicklung |
| Belege zur Einsicht | Rechnungen, Verträge, Kontoauszüge etc. |
| Erläuterung zum Wirtschaftsplan | Vergleich mit dem Vorjahr / Planabweichungen |
📌 Wichtig: Beiräte haben das Recht auf vollständige Einsicht in alle relevanten Belege.
✅ Checkliste für die Prüfung – Punkt für Punkt
Nutzen Sie diese Punkte, um die Abrechnung gemeinsam im Beirat oder mit der Verwaltung zu prüfen:
🔎 Formale Prüfung
• Ist die Abrechnung vollständig (Gesamt-, Einzel-, Rücklagenübersicht)?
• Entspricht die Form den Beschlüssen der WEG?
• Ist die Abrechnung plausibel aufgebaut & verständlich?
💰 Inhaltliche Prüfung
• Stimmen die Kontoauszüge mit den angegebenen Beträgen überein?
• Sind die Ausgaben sachlich richtig und nachvollziehbar belegt?
• Wurden größere Kostenpositionen (z. B. Instandhaltungen) ordnungsgemäß vergeben und dokumentiert?
• Gibt es Abweichungen zum Wirtschaftsplan – wenn ja, warum?
🔄 Verteilung & Schlüssel
• Wurden alle Kosten korrekt nach dem vereinbarten Umlageschlüssel verteilt?
• Gibt es Unstimmigkeiten oder Unplausibilitäten in der Einzelabrechnung?
🗃️ Rücklagen & Sonderpositionen
• Wurde die Instandhaltungsrücklage korrekt verbucht und dargestellt?
• Gab es Sonderumlagen – wenn ja, sind sie sauber dokumentiert?
⚠️ Was tun bei Unklarheiten oder Fehlern?
Wenn aus Ihrer Sicht Unklarheiten oder formale Fehler vorliegen, besprechen Sie diese frühzeitig mit der Verwaltung – idealerweise vor der Eigentümerversammlung.
Wichtig: Als Beirat müssen Sie keine Bestätigung oder formelle „Abnahme“ der Abrechnung leisten. Ihre Aufgabe ist eine sachliche Prüfung und Stellungnahme – die Entscheidung über die Genehmigung trifft die Eigentümerversammlung.
📂 Dokumentenvorlage: Prüfprotokoll (auf Anfrage)
Gerne stellen wir Ihnen auf Wunsch eine einfache Prüfprotokoll-Vorlage zur Verfügung, mit der Sie Ihre Feststellungen strukturiert festhalten und der Verwaltung übermitteln können. Wenden Sie sich dafür einfach an Ihren Ansprechpartner bei Hahn+Keller.
📝 Fazit
Die Prüfung der Jahresabrechnung ist kein Misstrauensvotum, sondern ein wichtiger Beitrag zu Transparenz und Ordnung in der Gemeinschaft. Mit einer strukturierten Herangehensweise und gutem Austausch zwischen Beirat und Verwaltung lassen sich Unklarheiten meist schnell ausräumen – und eine vertrauensvolle Zusammenarbeit langfristig stärken.